档案的作用

档 案 的 作 用

一、档案的两个基本作用

档案是人类社会实践活动中留存下来的历史真迹，它是一笔宝贵的历史文化财富，对国家、对社会、对团体、对个人都具有重要的作用。其作用的性质体现在两个方面：一为凭证，一为参考。

档案的凭证作用是由档案的形成过程及本质属性所决定。档案的凭证作用是直接性的。

档案是由人类社会实践活动的历史记录转化而来的。它记录了人类实践活动的原始的真实情况。如：一份文件在形成过程中保留着作者的笔迹、声音或图像，保留着领导者的签字，保留着修改者的笔迹，保留着单位或个人的印章、签字，这些原始的真迹，显示了它的权威性。由于这种无可替代的权威性，使档案具有凭证作用。

还有些特别文件，它的产生，是专为作凭证的。如学历文凭、合同、协议书、备忘录、地契、土地证、房产证等各种证书，是作为凭证记载下来的。现实工作中有些纠纷涉及到历史问题，这就要运用档案的凭证作用来解决。如许多冤假错案等得以平反，经济活动中的纠纷得以顺利解决，许多历史遗留问题得以澄清，都是档案在起凭证作用。

档案的参考作用是间接性的。原始的、真实的档案，对人们总结经验教训、制定行动纲领和工作计划，进行科学研究和文艺活动等，都具有重要的参考作用。人们探索自然、社会和人类思维活动的规律，不能离开事实，事实是一切科学规律的基础，离开事实的“规律”都是虚构出来的，没有生命力。人们在从事艺术创作中，也要在客观真实的基础上进行再创造。人类在社会实践活动中，也需运用档案的参考作用来帮助自己更好地完成自己的使命。

尽管档案的凭证作用和参考作用，都来源于档案的原始性、真实性，但二者是有差别的。基本差别在于人们利用档案的目的不同。有的单位或个人利用档案诉讼、平反、解决争端或纠纷，必须以档案作为凭证，才能解决问题。有的单位或个人，利用档案，以从事艺术形象的创造，或制订长远规划、年度计划等，这时，档案的主要功能便是它的参考作用。

正确地认识档案的凭证作用和参考作用，对于人们理解档案的性质，理解档案事业的重要性，利用好档案，管理好档案，充分发挥档案在社会发展中的作用，增强全社会的档案意识，具有重大的意义。

(一)凭证作用

档案是国家机构、社会组织工作活动的重要凭证。

在国家机构和社会组织开展的公务活动中，档案是处理公务、履行职责、开展工作的工具、手段和依据。机关人员在决策时，在拟制计划、总结工作、处理问题时，都要从档案中了解党和国家的有关方针政策，从中找到支持的证据。机关中处理过的重要工作、重大事务，事过之后没有将原始记录作为档案妥为保管，需要查考时却查找不到，就会给工作带来不便或失误。如果“有档不查”，不认真利用过去的凭证而作出与已往规定相抵触的批复或决定，也必然会造成工作上的失误。

充分发挥档案的凭证作用，为党政领导人，为社会组织负责人，为各个部门的业务人员服务，有助于计划和决策的科学化，有利于克服官僚主义和提高机关工作效率，有利于顺利地正确地办好每一件事。

（二)参考作用

档案记载了大量历史，记载了社会发展进程，记载了前人的经验、教训。从宏观上看有政治、经济、科学、技术、宗教等，从微观上看，它记载了某一项具体的工作、某一个工程的建设过程。我们的工作是从以往的基础上发展而来的，过去的档案就是今天我们开展工作最重要的参考。比如，考虑今年的工作计划，势必要参考以往的计划，建阳江核电站就要参考大亚湾核电站的档案等。

档案保存的目的之一就是留给后人作参考。因此，参考作用是档案的重要作用。

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